日報を自動化してみませんか- Jicoo’s work vol.3

こんにちは、Jicooの庄司です。Jicoo社内での活用方法を紹介していくJicoo’s workシリーズですが、いよいよ第3回目！

という事で、今回は日報などのドキュメントを自動化していく方法をご紹介したいと思います。

Jicooとは

カレンダーベースの日程調整・タスク共有・ビデオ会議などリモートワークに必要なツールを集約したチームコラボレーションプラットフォームです。無料でご利用いただけます。

ルーティン機能の活用は色々できます

第1回目で鈴木が紹介をしていましたが、Jicooでは毎日の朝会を自動化して運用しています。

実際に事前準備や共有もスムーズにおこなえますし、ビデオカーソルによるWeb会議は今までと一味違うミーティングを開催することができます。

今回は様々なシーンで利用することの多い、日報と週報をJicooで実現する方法をご紹介したいと思います。

そもそも日報・週報とは

日報とは1日の活動を上司やマネジメント層に報告するフォーマットになります。

日報の意味や目的としては、「情報共有」「コミュニケーションツール」「振り返り」「備忘録」など実は非常に意義のあるものとなっています。

週報は日報のサマリー的な位置付けとなっていて、業績などの成果の管理なども含めて、1週間単位で活動を振り返り、翌週以降の活動計画を定めて行くことに役立てます。

日報や週報について解説をしている記事もありますので、詳細についてはこちらを参考にしてください。

いまさら聞けない！日報の意味や書き方について解説

いまさら聞けない！週報の意味や書き方について解説

日報用のルーティンを作成する

Jicooでは朝会が日報の位置付けとなっており日々の活動をWeb会議で共有しながら、毎週月曜に週次の定例でこちらもWeb会議で振り返りを実施しています。

ルーティン機能を活用すれば、日報のフォーマットを自動化してテキストでの共有をしておきながら、対面での振り返りは週に一度実施するようなサイクルをつくることができますので、その方法をご紹介したいと思います。

最初に既存のプロジェクトのルーティン画面を開きます。そして、「新しいルーティンを作成」に進みます。

ルーティン名はシンプルに「日報」とします。

ワークフローで日々報告する内容を設定していきます。

また、メンバーのコンディションを把握するために、絵文字などで状態を入力することで確認することも可能です。

スケジュールで繰り返しの頻度を設定します。

日報になりますので、月〜金曜日の夕方に入力をするようにスケジュールをします。

会議の時間も設定しますが、今回は入力した内容をテキストで共有するだけの想定となっています。

リマインド通知はデフォルトで設定されていますので、メールなどで通知を受け取ることができます。Slack連携により通知を追加することもできます。

以上の簡単な設定で日報報告のルーティンが作成できました。

同じ要領で「週報」のルーティンを設定しておきます。

今回は毎週月曜の14時に週報のMTGを実施する想定です。

日報を入力してみる

日報は毎日の報告をするだけですので、部下が入力をして、上司が確認をする形で日々の進捗を共有することができます。

実際に日報を入力してみます。先ほど設定した質問項目に回答をしていきます。

各項目に従って入力するだけで、日報が完成します。

毎回メールでリマインドの通知がありますので、時間になったら入力を進めるだけで、日々の日報を自動化できます。

週に一度の振り返りを実施する

週報に関しても同様に設問を用意しておきます。今まで入力をしてきた日報の内容を元に1週間の活動をまとめるのがポイントとなります。

入力結果がレポートとして表示をされます。

右下の「ミーティングに参加」からビデオアイコンによるWeb会議を開始することができます。週に1度、上司と部下で内容を確認しながらミーティングをすることができます。

リモートワークの効率化を導入してみませんか？

Jicooでは朝会やエンジニアチームの定例ミーティングを自動化していますが、ここで紹介した方法であれば、日報などの定期的な報告と、週次の定例を自動化することができます。

毎日入力した内容は振り返ることができますし、リマインド通知もありますので、忘れる心配もありませんね。

Jicooはリモートワークに必要な機能・サービスを集約し効率化できるプラットフォームです。今回紹介した機能の他にも、ポジティブサイクルを回すチームビルディングをサポートする機能や日程調整の自動化機能など、ベストプラクティスをすぐに実践することができます。

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