業務を効率化する方法!人事担当者が生産性を上げる3つのポイントとは?

JicooJicoo
Thu, Jan 7, 2021
Table of contents
  • 人事の業務内容について
  • 人事担当者が生産性を上げる3つのポイントとは?
  • 人事業務はアウトソーシングすべき?メリット・デメリットを解説
  • まとめ

企業を経営するにあたって「ヒト」は欠かすことのできない大切な経営資源です。この「ヒト」を活かし、管理するのが人事業務と呼ばれるものです。

人事は会社の顔として、採用業務をおこなうだけではなく、「教育・研修」「評価」「人事異動・配置」など、その業務内容は多岐に渡ります。

一方で、幅広い業務をカバーしなければならないことから、「日程調整が上手くできない」「業務を効率化する方法が知りたい」などの悩みや不安を抱いている方も多いはずです。

そこで本記事では、「人事業務を効率化する方法」というテーマで、人事の業務内容について詳しく解説します。

人事の業務内容について

人事 業務効率化

企業が掲げている理念に沿って社員を成長させ、組織を発展させるための基盤をつくるのが人事の役割です。人事は営業や販売といった業務とは異なり、利益をあげることを目的とした業務ではありません。

人事の業務内容は多岐に渡り、会社の規模や経営方針によっても異なってきますが、ここでは一般的な人事の仕事内容についてご紹介します。

〈採用・雇用管理〉

募集業務から選考・入社手続き・休職・退職までの管理をおこないます。人事業務の中でも重要視されることが多く、特に採用業務では、企業が求めている人材を把握し、見極めることが大切になってきます。

最近では、SNSやYoutubeなどの動画プラットフォームを利用し、人材募集をおこなうところも多く、動画を活用したマーケティングの知識も必要になってきます。

〈人員配置の企画〉

企業を活性化させるために、人材を適切な場所に配置するのも人事の役割です。具体的には、異動や採用・昇進・雇用形態の変更などによって、人員を配置していきます。

〈人事評価〉

企業の人事評価制度に基づき、社員の待遇や育成計画を考えます。賞与算定の基礎となるものであり、非常に重要な業務となります。評価制度が良くないと、離職率を高める原因ともなるため、人事評価は社員のモチベーションを維持・向上させるために重要な業務なのです。

〈人材教育・育成〉

社員のレベルに合わせて研修をおこないます。これらの業務全てを人事がおこなうことは少ないですが、教育研修制度の企画の立案からコーディネートまでは人事の主な業務です。一方で、最近ではマナーやスキルアップ研修などは他社に外注するケースが多く見受けられます。

〈労務管理〉

労務管理では、勤怠管理・給与計算・社会保険の手続き・就業規則の作成管理などをおこないます。書類やデータを扱うことが多く正確性が求められる業務ですが、従業員が安心して働くためには必要不可欠です。企業によっては、人事課と労務課で分かれているところもあり、人事がおこなわない場合もあります。

人事担当者が生産性を上げる3つのポイントとは?

人事 業務効率化

ご紹介した通り、人事の業務は非常に幅広く、全ての業務をこなしていくには、業務の効率化が大切になってきます。ここからは人事の業務を効率化する方法について3点ご紹介します

年間スケジュールの作成

人事の業務は、基本的に時期が決まっているものが多いため、まずは年間スケジュールを作成し、一年間の業務内容を見直すことが大切です。効率よく業務をおこなっていくうえで、絶対にやってはならないことが見切り発車で仕事に取り掛かることです。

年間スケジュールを作成することで、日程調整をおこないやすくなります。同時に残業の負担も軽減することが可能です。また、面接などの業務は面接日程調整ツールを導入すると、なお良いでしょう

採用業務フローを作成する

最近は人手不足・転職活動の流動化によって、採用業務は人事がおこなう仕事の中でも特に重要視されるものになってきました。そんな中、募集をかけても人が集まらなかったり、場合によっては応募者が殺到するというケースもあります。

そこで大切なのは採用業務フローを作成することです。採用業務フローを作成することで、採用状況をある程度予測することができ、大きなトラブルを引き起こしにくくなります。人事担当者が体調不良で休んだ際に、他の部署の人が理解できる内容で制作することがポイントです。

人事評価システムの導入

人事評価システムとは、企業の人事評価制度をもとに、人事評価や関連業務を効率的に実施するためのシステムのことを言います。最近では、多くの企業で導入されており、人事業務のパフォーマンスを上げる重要な役割を担っているのです。

人事評価システムを導入するメリットは以下の通りです。

公平な評価の実現

従来の人事評価は人がおこなっていたため、従業員の中にはその「不平等さ」を指摘する人がいました。人事評価システムでは、システム上で評価項目・基準・時期・属性・根拠データなど、様々なデータをもとに評価がおこなわれるため、公平で一貫性のある評価を実現できるというメリットがあります。

複雑な人事評価業務の自動化

人事評価は詳細な評価項目を設定すればするほど、人事の負担は大きくなる一方です。

特に大企業であれば従業員の数も多く、正確な判断をおこなうには、かなりの時間を要します。人事評価システムを導入することで、評価項目の設定から、集計・分析といった人事制度の運用を効率よくおこなうことができます

人事業務はアウトソーシングすべき?メリット・デメリットを解説

人事 業務効率化

アウトソーシングとは、企業が業務の一部を別の企業などに委託することを指します。外注とも言います。最近では、新型コロナウイルスの影響やITの進化に伴い、業務を効率よく回すために、アウトソーシングをする企業が増えてきています

人事業務のアウトソーシングとしては、給与計算・採用・社員研修などが主な対象になります。ここからは人事業務をアウトソーシングするメリットとデメリットについて解説します。

アウトソーシングするメリット

コア業務に専念できる

人事業務をアウトソーシングする最大のメリットは、社員がより重要な業務に時間を使うことができるということです。特に人事が給与計算をおこなう場合、多くの書類やデータを扱うため、人事にかかる負担は大きくなります。一方、アウトソーシングすることで、人材採用や人材育成などにかける時間が増えるため、企業にとっても大きな効果が期待できることになります。

コストの削減になる

コストのかかる自社の社員に任せるよりも、一定の費用がかかったとしても、その道のプロである外注業者に任せる方が、コストを削減することができる場合が多いです。特に幅広い業務を担当する人事の中には、周囲との連携がとれず、「給与・税金の計算や手続きがうまくいかない」といったケースも多く見られます。アウトソーシングすることで、業務が正確におこなわれるだけではなく、結果としてコスト削減にもつながるのです。

アウトソーシングするデメリット

ノウハウを企業内で蓄積できない

大きなデメリットは、専門性のある業務に社員が携わらなくなることで、企業内にノウハウが蓄積されないということです。また、アウトソーシングをしている業者が倒産する可能性もあるため、企業として、ある程度の情報は把握しておく必要があります。アウトソーシングする場合は、そのノウハウが蓄積できなくても影響のないものが良いでしょう。

情報漏洩のリスクが生じる

人事がおこなう業務の中には、個人情報を扱う業務が数多く存在します。つまり、アウトソーシングするということは、情報を外部に渡すということです。そのため、外注業者の見極めが大切になってきます。費用のみを重視するあまりに、信頼を置くことのできない業者を選ぶことは危険です。

まとめ

人事 業務効率化

本記事では、「人事業務を効率化する方法」というテーマで、人事の業務内容について解説しました。人事は組織を発展させるための基盤をつくるという重要な役割を担い、企業の顔として、さまざまな業務をおこなっています

一方で、業務量が多いことから「日程調整のやり方」「業務効率化の方法」について悩む人も少なくありません。人事の業務を効率化する方法は多岐に渡ります。日程調整をスムーズにおこうことができるように、年間スケジュール・業務フローを作成することが大切です。

また状況に応じて、人事評価システムやアウトソーシングを活用するのも良いでしょう。

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