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時間の管理が苦手な人必見!時間管理が上手くなるコツをご紹介!

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年8月27日(金)
目次
  • 時間管理は可視化がポイント
  • システムを利用することが重要
  • 時間管理は自分を管理することも大事
  • 時間管理が上手くなるコツのまとめ
  • 日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」
  • 関連情報

仕事をしていると時間が貴重に思えることが多いです。タスクが多いと上手く時間を管理しないと仕事が終わらないからです。

ただ、時間の管理が上手くできないという人もいるでしょう。管理を意識的におこなうことで成功できるのです。

管理が上手い人も最初は苦労したのかもしれません。ただ、時間管理は行動を変えることで成功できる確率が上がります

どのように行動を変えたらいいのかが分かれば上手くいくでしょう。
ここでは時間管理が上手くなるコツについて具体的に解説してきます。

時間管理は可視化がポイント

時間管理 タイムマネジメント

仕事の効率化を目指すなら時間管理を徹底的にすることが大切です。

時間を管理のコツはタスクを可視化することです。様々なタスクを書き出して、何をするべきなのかを見えるようにします。

仕事の量を把握するためにも可視化は重要です。細かい仕事であっても書き出しておかないとトラブルになります。ここで抜けてしまうと、仕事を忘れることに繋がるからです。そのため、思い付く限り全てのタスクを書き出して自分の現状を把握します。

すぐに必要ないことであってもタスクとして書き出しておくと、時間があるときにできる仕事になるでしょう。

書き出したら優先順位をつけていきます。優先順位が決まればすぐにするべきものと先延ばしにしてもいいものを分けられます。

明日の会議資料と来週の営業のプレゼン準備であれば、明日の会議資料を優先して行うのが一般的です。

また、優先順位は重要度でも決まってきます。社長から指示されたものであれば、できるだけ早く仕上げた方がいいかもしれません。

そのような仕事は優先順位を高くしておく必要があるでしょう。さらに、人と関わる仕事であれば、優先順位を高めておくことが大事です。

自分がタスクを終わらせないと次のステップに進めない仕事だと、他の人に迷惑をかけることになるからです。迷惑をかけないためには優先順位を高くしておき、できるだけ仕事を早く終わらせることが求められます。

タスクの期限を決める

優先順位をつけたらタスクに期限を決めます。締め切りが短いものや具体的に決まっているものは期限が決めやすいです。

明日までに提出するレポートなどはすぐに取りかかる必要があります。しかし、期限が曖昧なものもあるでしょう。長期的に作成する営業資料などは締め切りを先などとしておきます。確実に必要となることが決定してから締め切りを改めて決めてもいいです。

この期限を決めるときには少し時間的余裕を持つことが重要になります。

急な仕事が入って期限までにできないことも考えられるからです。余裕を作ることで締め切りには間に合うように調整できます。

スケジュール化する

期限が決まったら、実際のスケジュールに組み込みます。締め切りが決まったタスクについてスケジュールに書き込むのです。

スケジュールに書き込むとタスクが多くて、時間が少ないと感じることもあるでしょう。その時には締め切りを変えて調整します。

期限の決め方が上手い人は仕事がバラけるように調整できます。タスクが一ヶ所に詰まっているようであれば、期限を調整して仕事が集中しすぎないようにしましょう

また、このような可視化は定期的に見直すことが大事です。仕事が増えて終わらないタスクが出てくると、スケジュールの再調整が求められます。

仕事は日々変化しますので、タスクに合わせて時間管理を見直すこともコツです。

システムを利用することが重要

時間管理ではパソコンやスマホなどを使うこともポイントです。パソコンやスマホには時間管理に利用できるシステムが多く存在しています。

例えば、時間を計測するツールがあります。作業時間を測ることで、時間の可視化が可能になるのです。

営業資料を作るのにかかる時間が分かれば、次からスケジュールを立てるときの参考になります。

経験で何となく立てたスケジュールよりも正確に時間管理ができるでしょう

また、作業した時間を書き込めるツールを使えば、1日の仕事として何に時間をかけていたのかが分かるようになります。

10時から11時まで資料作成、13時から14時まで顧客訪問などと書き込めます。円グラフにできるツールであれば、時間配分が明確に判明するのです。

そのツールで1日を振り返ると、無駄な時間も把握できます。このようにパソコンやスマホなどのシステムを使うと時間管理が容易になることが多いです。

時間管理は自分を管理することも大事

時間管理 タイムマネジメント

日程調整をして上手くスケジュール管理をしても、自分を管理できていなければ時間管理は難しいです。

例えば、1日のスケジュールを細かく決めたとします。

スケジュール通りに動けるのであれば問題はありませんが、全てスケジュール通りにできるとは限りません。やる気がなくなってサボってしまうこともあるでしょう

そうならないように、自己管理することが大事なのです。自己管理するために人の力が必要であれば、スケジュールを共有してチェックしてもらうようにしましょう

上司のチェックがあるから時間管理をしっかりしなければいけないと思うかもしれません。

人によって管理する方法は違いますが、自分を律する気持ちがあれば時間管理は上手くいくでしょう。

時間管理が上手くなるコツのまとめ

時間管理が上手くなるコツはタスクを可視化することです。タスクを可視化することで、するべき仕事が見えてきます

タスクを書き出して、優先順位を決め、期限を決めるのです。期限が決まればスケジュールに組み込むことができるでしょう。

また、システムを利用することもポイントです。作業時間を計測すれば次から予定を立てるときに役立ちます。

このような時間管理をするためには自分を律することが重要になります。

自己管理できると、上手く時間を管理することもできるでしょう。

こちらの記事でスケジュール管理におすすめの無料アプリを紹介していますので、参考にしてもらえると思います。

スケジュール管理ができない人向けにおすすめの無料アプリを紹介

日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」

Jicoo(ジクー)は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料サービスです。

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■Jicoo利用事例

関連情報

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下記の記事もご参考になさってください。

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日程調整自動化サービス「Jicoo」とは?

Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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