Googleカレンダー・Zoomと連携。ビジネスの日程調整を自動化するツール「Jicoo」
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社内調整がうまい人は知っている。日程調整は社会人生活をポジティブに過ごすための重要なスキル

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年10月6日(水)
目次
  • 社内調整の重要性
  • 営業の場合:社内調整の具体例-日程調整の進め方
  • 日程調整で気をつける点
  • 日程調整ができることによるメリット
  • 日程調整ができないことによる機会損失
  • 相手が誰であれ、相手の立場に立ち、想像力を働かせることが大切
  • 日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」
  • 関連情報

社内調整は営業なら若手でも中堅でも避けては通れない業務の一つです。

若手社員で社内調整がうまくいかないと感じている方は多かれ少なかれいらっしゃると思います。一方で意外と中堅社員の方でも、社内調整が上手くいかず、苦手意識をお持ちの方もいらっしゃいます。

社内調整は同じ職場で働いている人とおこなうことなので、そのままあなたの評価にも繋がっていきます。そう考えたとき、社内調整は侮れません。社内調整をとても重要なスキルとして身につけておきましょう。

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社内調整の重要性

社内調整 日程調整

社内調整はお好きですか

社内調整が得意な方はいても、好きという人はあまりいないかもしれません。工数もかかり、できれば進んでおこないたくない、しかしビジネスを進める上で避けて通れません。

なぜならば、組織に所属している以上、多くのステークホルダー(関係者)との利害調整をまとめ、営業は数字を作っていく必要があるからです。

関係者の利害や意向やその他諸々の思惑を踏まえ、限られたスケジュールの中で社内を調整し、アウトプットに漕ぎ着ける。こうした作業を高速で続けつつ、営業はお客様へ価値を届ける必要があります。

社内調整がなぜ必要なのか

ステークホルダーと呼ばれる利害関係者は社外にもいますが、普段から社内の人々と協力してチームで動くことが必要になります。

サラリーマンではないフリーランス、業務委託、オーナー社長といえども、全部の業務が一人で完結するという組織はほぼありません

二人以上の人が存在する場合、社内調整などの相手とのコミュニケーションや折衝は日常茶飯事であり、避けられない業務です。

営業の場合:社内調整の具体例-日程調整の進め方

営業の場合の社内調整とは

営業の方がおこなう社内調整とはどういったものでしょうか。

例えば営業であれば、提案内容のすり合わせ、価格承認のプロセス、稟議フロー、イベント開催、既存顧客へのフォローなど社内調整が必要になる場面は多数あります。

日程調整実施の際に使用される方法

日程調整をおこなう上で、他者とのやりとりが発生しますがその方法はさまざまです。よく使われる方法としては対面に加え、電話、メール、チャット、ボイスメモ、置き手紙、伝言などがあります。

また、今は便利なツールも多数あります。電話やメールなど以前から使われている方法に加え、個々人の予定を確認できる便利なツールがあります。

ただし、これほどツールが便利な世の中になったとしても、日程調整をおこなう上で営業が身につけておくべき暗黙のルールがあります。そのお作法を抑えることで日程調整をスムーズに進められるようになります。

おすすめの日程調整ツールは下記記事で紹介しています。是非ご覧ください。

日程調整を効率化するためのおすすめ無料カレンダーアプリ6選!

日程調整で気をつける点

日程調整について、イメージしやすいように例えば役職者ごとでどんな点に注目し、日程調整をおこなうべきか、気をつける点を紹介いたします。

社長など会社の代表クラス

会社規模にもよりますが、基本的に秘書とのやりとりをすることが多いと思います。

社長の場合、最優先事項として日程調整をおこなう必要があります。

なぜならば社長は忙しいからです。社長の詰まりに詰まった予定の中から、空いている候補日をいくつかいただき、それに合わせて調整をおこないます。

若手から中堅社員であれば、基本的に短時間(15分-30分程度)でもいただけたら十分という意識で調整が必要です。いくつか並列におこなっているタスクの中で、最優先事項として対応する必要があります。

場合によっては、「今なら時間が取れる」と秘書から突然連絡を受け、呼びだされることもあります。したがって、いつでも行けるよう入念な準備が必要です。

取締役や執行役員クラス

代表クラスほどでなくとも、忙しいことに変わりはありません。

ただし、代表クラスより社員との距離が近い存在です。秘書の方が対応してくれることも多いですが、予定も把握しやすいため、相手によっては直接連絡するなりのアプローチも可能です。

事前ブリーフィングの機会も多く、営業の全案件を把握しているわけではないですが、所属部門の数字を直接的に背負っているので、緊張感を持って接することが必要になります。

相手が忙しいことを前提にスピード感を持って接する、的確に情報をインプットするという点は変わりません。

先輩や直属の上司

上記と比べ緊張感は低いかもしれませんが、相手は最も身近な存在です。

「親しき中にも礼儀あり」の精神で接しながら調整をおこなう必要があります。若手の営業であればあなたの成長にコミットしている人が多いので、最も厳しいことを言ってくれる大切な存在です。

見出しでは役職者ごとと触れましたが、実は日程調整のプロセスについて基本的な対応方法は変わりません。

職位が上がればあがるほど、時間を調整する枠が少なくなる、何かミスをした時のリカバリーが難しいことや、相応のプレッシャーに苛まれます。優先順位をつけて的確に判断していくスピード感も求められます。

一方で日常的に面倒を見てくれる人であれば比較的楽な気持ちで調整できるかもしれませんが、それは気を許しているからです。

しかしながら、基本的には相手が誰であれ同じように尊敬と感謝の念を持ち、緊張感を忘れず、相手の立場に立ち、対応することが望ましいです。

職位は違うので接し方は違うかもしれませんが、いつでも最上位の人に接しても良いような態度や考え方で日程調整をおこなうことができれば問題ありません。

日程調整ができることによるメリット

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信頼を得られる

最も大きいメリットです。

ビジネスは信頼で成り立っており、信頼関係が築けることで、仕事がますますしやすくなり、応援してくれるファンも増えていきます。

このように小さな信頼を積み重ねていくことで、仕事をおこないやすい環境を作っていけます。

交渉力が身に付く

間がいい、空気の読める人間とみなされると仕事がしやすくなります。

具体的なアクションとして、対面でのやり取りだけではなく電話とメールを駆使し、しつこくない程度に十分なコミュニケーションを取りつつ、必要に応じて直接出向き、相手が欲しい情報を届けながら距離を詰めていくのが理想です。

日程調整一つとっても、一事が万事です。キーマンの周囲にいる秘書やサポートしてくれる人との協力関係を増やすことは、仕事をするうえで極めて重要なことです。

その他にもいくつもメリットがあります。日程調整は特別な才能など不要です。数をこなすとでできるようになってきますので、自分の努力次第です。

日程調整ができないことによる機会損失

1on1

「仕事を進められない人」というレッテルを貼られる可能性

何事をするにも自分がアウェーな気分になるので、日程調整一つとってもやりにくさを感じるようになると思います。

日程調整を雑にやる人は一事が万事であり、他のことでも雑にやる人というレッテルを貼られてしまうかもしれません。

たとえ社内調整が苦手だとしても、相手の気持ちを慮り、想像力を働かせ、少しの勇気を持ち、踏み込んで接することを心がけましょう。

働きやすい環境を作る機会を失う

メールや電話で接触回数を増やしていくことでいままで知らなかった、やりとりしたことがなかった人もお互いに親近感が得られます

それにより、顔見知りになっていき、コミュニケーションのハードルが下がります

これは「ザイアンスの法則」と呼ばれ、距離を詰めるための鉄板のアクションと言えます。親近感が生まれることで、小さなことですが社内の立場も良くなり、仕事も進めやすくなります

仕事はうまく進めた方がいいに越したことはありません。社内調整をおこないながら、小さなポイントを積み上げていくことは大切です。

相手が誰であれ、相手の立場に立ち、想像力を働かせることが大切

1on1 日程調整
  1. 結局は人と人とのコミュニケーション

相手を尊重して相対し、信頼を勝ち得ていく必要があります。

できるだけ対面、電話、メールなど接触回数を増やしながら進めていくことが望ましいです(ザイアンスの法則)。

毎度会うたびに挨拶をするだけでも効果があります。こまめに連絡することでだって効果があります。

  1. 社内調整は特別なことではない

普段から相手の気持ちを考えて生活していくことが重要です。
大事に相手の気持ちを考えつつ、社内を調整していきましょう。

日程調整という日頃の何気ない切り口から、あなたの人間性や相手に対する態度が汲み取れます

例えば候補日程を複数出す、メールを出した後電話でフォローする、といったすぐにでもできる小手先のテクニックは大事です。

ただしその前提には相手がどう感じるか、気持ちよく仕事をできるか、という思いやりが必要です。

今回は日程調整についての切り口ですが、相手への尊敬や思いやりがどれだけ持てるか、それが日程調整を上手く進めるためのヒントになります。ぜひ、意識して行ってみてください。

日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」

Jicoo(ジクー)は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料サービスです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます

Zoom連携、Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

また、日本語での利用はもちろんのこと、候補日から祝日をブロックする機能なども備えています。

Jicooに登録すれば全ての機能を14日間無料で利用することができるので日程調整の効率化を試すことができます。

また、クレジットカード登録は必要ありませんので、安心して利用することができます。

詳しい使い方はこちら
法人・チーム利用のお問い合わせはこちら

■Jicoo利用事例

関連情報

日本語で使える日程調整のサービスも紹介していますので、
下記の記事もご参考になさってください。

他の日程調整サービス・予約システムの紹介もしておりますので、こちらもご覧ください。

リモートワークで便利なツールの紹介もしていますので、ぜひご覧ください。

日程調整自動化サービス「Jicoo」とは?

Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
法人・チーム利用のお問い合わせはこちら
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