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スケジュール管理が出来るようになるコツとポイントとは?

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年7月16日(金)
目次
  • スケジュール管理をすることのメリット
  • スケジュール管理のおすすめ方法
  • スケジュール管理をよりスムーズにするために
  • スケジュール管理は複数おこなうと便利
  • まとめ

期限が迫ると慌ててしまったり、スケジューリングを誤ってしまい焦ってしまった経験はないでしょうか。

そのようなことを防ぐためにもスケジュール管理はとても大切です。普段の生活からスケジュールを意識することで自然と身につき、仕事でもスムーズにできるようになります。そのようなコツをお伝えします。

スケジュール管理をすることのメリット

スケジュール管理 日程調整

スケジュール管理をすることで以下2つの点が特に大きく変わってきます。

優先順位を整理することができる

複数の仕事を同時進行でおこなうこと又はおこなった経験がある方は多いのではないでしょうか。そのときに大切になってくるのが、どの仕事が今の段階で大切であるか先にしておかなければならないかを判断することです。

そこで、しておかなければならない仕事ではなく自分が先にしたい仕事を考えてしまうと、たしかにスムーズに進むこともありますが本来優先すべき仕事がおろそかになってしまいがちです。

スケジュール管理をしておくことで、どの仕事が今自分の持っている仕事で、するべきことがどれなのかを判断することができます。

効率化する事が出来る

自分のしたい仕事ではなく、するべき仕事を判断することができると先ほどお伝えしました。そのように判断ができることで、今どのように自分の仕事を進めるべきかという点が見えてきます

そのことから仕事が効率化しスムーズにおこなうことができます。

スケジュール管理のおすすめ方法

スケジュール管理 日程調整

スケジュール管理には様々な方法がありますが、その中でもおすすめの方法をご紹介します。

それぞれのかかる時間を逆算しておこなう

仕事をするなかで大切なことは、かかる時間をあらかじめどのくらいなのかを把握しておくことです。おおよそではなく、この部分はどのくらいで仕上げようなど具体的に考えておくと、どのように進めば良いのか考えることができるのでおすすめです。

また、それぞれを逆算してどのくらいのペースで進んだら良いのかを合わせて考えてみてください。

あらかじめ時間の余裕を作っておく

逆算することにプラスして、あらかじめ時間の余裕を作っておくことをおすすめします。このくらいで仕上がるだろうなど目安を立てる中で、予定通りに進まない可能性もあります。

スケジュールを予定通りぴったりの時間に考えてしまうと、万が一を考えたときに焦ってしまい、迷惑をかけてしまうことも可能性としてあります。そのようなことを避けるためにもあらかじめ時間に余裕を持つことでイレギュラーの状況でも対応できるようになります。

おこなうことに対して期限を作る

仕事の期限まで時間が合ったとしても、ゆっくり期限を設けずにおこなうことはあまりおすすめできません。期限がないと自分のペースでおこなうことになってしまうので、自分の好きなペースで進めることになります。結果的にいつまでもその仕事を放置していても構わないという状態になります。

そのような状況ではせっかくの成長できるチャンスをつぶしてしまいます。そこで大切なのが、自分で期限を作ることです。最初は少し余裕を持った期限に、そして慣れてきたら徐々にペースを上げる方法をおこなうことでより成長を高めることができます。

スケジュール管理をよりスムーズにするために

スケジュール管理 日程調整

スケジュール管理をよりスムーズにするために先ほどの方法にプラスした内容をお伝えします。

自分が思っている範囲のかかる時間以外にも必要な時間をより具体化して考える

例えば移動時間や休憩の時間などです。そのような時間は本来自分の仕事に関してあまり関係ないように思いがちですが、実は自分の身体の負担などを考えるととても大切な要素になります

仕事のスケジュール管理をしていてスムーズにおこなうことができても自分が休む時間や移動時間に身を削ることは良いことではありません

しっかりと休む時間や移動時間も考えることで、身体のことを考え向き合う時間も作ることができます。

仕事が忙しいときには自分の事をおろそかにしがちですが、そんなときこそ身体を労ることが大切です。

スケジュールを周りと共有することで日程を調節しながらおこなう

ほうれんそうという名前があるように、連絡や相談は仕事においてとても大切です。自分だけの仕事でないことや、他の仕事のサポートに回る可能性などもあります。

そのような緊急事態に備えて事前に周りとコミュニケーションをとることで日程を調節すると、印象が良いだけでなく自分にも気持ちの余裕が生まれるのでおすすめです。

スケジュール管理は複数おこなうと便利

スケジュール管理 日程調整

手帳でおこなう方やスマートフォンやパソコンでおこなう方、スケジュール管理方法は様々ですが、複数用意しておくとおすすめです。

万が一、スケジュール管理しているものを手元にない場合やスケジュール管理として記載していた日にちが異なっていた場合などイレギュラーの状況で大きく役に立ちます

スケジュール管理は手帳だけではない、アプリなども利用がおすすめ

今では、スケジュール管理を手帳だけでなくアプリを使用している方も多くいらっしゃいます

若い世代の方には、現在地の情報やスケジュールの情報が見れるようなアプリを共有することで交友関係に自信を持てるという方も出てきています。

昔とは違った方法で自分の情報を共有する若者が多くなってきた現代ですが、特にSNSの普及によって、よりコミュニケーション不足になっています。そのため、ネット上ではスムーズに話すことができても、実際にある人間関係の意思疎通が難しくなってきていることも問題化されつつあります。

また、仕事の面では自分がしたくないからしない、できないからしないなどの考え方が増えてきているのも問題の1つです。

そんなネットを利用するスケジュール管理の共有アプリですが、利用方法を仕事にシフトしたり、利用の仕方を変えてみるとネットでのコミュニケーションがとりやすい方にとっては効率がよくなることが多いです。

なぜおすすめなのか、その理由

スケジュールの共有できるアプリをプライベートで使用するということが、一時期流行していたように、スケジュールを共有する必要がある仕事の場合なども含め活用方法は様々あります

企業によっては、共有アプリを入れることで仕事の把握ができるという企業もでてきています。それだけ活用方法が多くあると言うことになります。

また、身軽に動きたい状況の時にはスマートフォンなどにアプリを入れることで出先でもすぐに確認することができて、とても便利です。

スケジュール管理向けのおすすめアプリを紹介していますので、
こちらの記事も参考にご覧ください。

スケジュール管理ができない人向けにおすすめの無料アプリを紹介

まとめ

スケジュール管理 
日程調整

スケジュール管理を積極的にすることで、仕事を把握できるだけでなく自分を見直す機会ができ、また自分の身体を労り向き合う時間を作ることができます。

どうしてもスケジュールなどがつまっていると、焦ってしまいがちであったり自分の身体を削ってスケジュールを優先したくなります。

しかし、このように意識しておこなうことでスケジュールも最初からしっかりと管理することができます

このようにメリットが沢山あふれているスケジュール管理です。ぜひ、今日から試してみてください。

日程調整自動化サービス「Jicoo」とは?

Jicooはカレンダーベースのミーティングの日程調整、Web会議、議事録・ノート作成を自動化し効率化するコラボレーションプラットフォームです。Google Calendar、Microsoft Office、Zoom、Slack、Trelloなど広く使われているサービスと連携し、個人・チームともに生産性の向上に貢献します。
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