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予約システムを比較するポイントを徹底解説!おすすめ予約システム(無料あり)と導入のポイント

Jicoo(ジクー)Jicoo(ジクー)
2021年9月12日(日)
目次
  • 予約システムとは
  • 予約システムの導入を検討すべき企業・お店
  • 予約システムの導入によってもたらされる効果
  • 予約システム導入の際の比較ポイント
  • 予約システム導入の際の注意点
  • おすすめの予約システムとその特徴
  • 自社に適した予約システムを見極め業務の効率化を図ろう

予約システムを作る方法とは?導入するポイントとおすすめのシステム比較

予約システムは現在、多くの事業者がさまざまなシステムを提供し、導入の選択肢は非常に豊富です。しかしながらそれだけに自社に適したシステムの選定が難しくなっていることも事実です。

このため予約システムを導入する際には、ポイントや注意点をきちんと抑えておく必要があります。

予約システムとは

予約システムは飲食店をはじめホテルやヘアサロン、スポーツジム、クリニックなど幅広い業種で導入が進んでいる予約管理のシステムです。

予約システムでは顧客自らがWebサイト経由でいつでも予約が可能で、予約に関する業務を効率化することができます。従来の電話やFAXなどによる予約よりも管理がスムーズで、その多くはクラウドで提供されます。

また基本的な機能となる予約管理をはじめとして、顧客情報の管理および蓄積、さらには販売促進にも利用できるメールの自動送信やオンライン決済を可能にしたシステムもあります。

予約システムの導入を検討すべき企業・お店

予約管理に課題を抱えている企業にとって、予約システムの導入はその解決に大きな効果をもたらします。また導入によってより効果を得やすい企業もあります。

そこで予約システムの導入を検討すべきなのは次のような企業です。

予約管理の負担軽減を考えている企業・お店

予約システムの特徴のひとつは、予約管理に関する業務の負担を軽減できることです。

このため、予約管理の負担軽減を考えている企業には最適です。特に少人数の店舗などでは予約管理ひとつをとっても大きな負担となります。これは電話受付やメール対応といった人を介した作業が発生するためです。

その点、予約システムを導入すれば予約管理に関する多くの作業を自動化し負担を軽減することができます。

集客力の向上を目指している企業・お店

予約システムの多くは外部システムとの連携が可能になっています。

主なものは各種アプリとの連携やスマートフォンのプッシュ機能などの活用です。これらを利用すればキャンペーンやイベントの告知、クーポンの配信などが可能になり、既存顧客のリピート率のアップが図れることから集客力の向上も見込めます。

特にこれまでリピートを促すツールは郵送のDMが主流でしたが、予約システムを外部システムと連携すれば手間や時間がかからず、費用対効果も向上します。

つまり集客力の向上を目指している企業やお店にとっては最適なシステムです。

機会損失をなくしたい企業・お店

予約システムは365日24時間受付が可能です。

このため機会損失を防ぎ、確実に予約を受け付けることができます。これは見込み客を逃したくないと考えている企業にとって、大きなメリットとなります。

一方、顧客にとっても、都合のいい時間に気軽な予約ができるというメリットが生まれます。

予約キャンセルを減らしたい企業・お店

予約管理において、キャンセルの削減は多くの企業にとって課題です。

その点、予約システムはクレジット決済や即時決済に対応しているものが少なくありません。こうした決済方法は顧客が「すでに料金支払っている」という意識を持ちやすいため、キャンセルの削減が期待できます。

さらに電話予約などによる当日支払いとは異なり、支払いの手間やトラブルの軽減にもつながります。

予約システムの導入によってもたらされる効果

予約システム 導入 メリット

予約システムの導入は活用の仕方次第で業務に大きな効果をもたらします。

予約ミスの軽減

予約管理は電話やメールなどの手段で人の手でおこなわれている限り、ミスを100%防ぐことはできません。このため、予約の記録を忘れたり、ダブルブッキングが起こったりといったトラブルが発生します。

一方予約システムはプログラムに従って正確に稼働するためチェックやメンテナンスさえ怠らなければミスを最大限抑制することができます

顧客満足度の向上

予約システムの導入による業務負担の軽減とは、他方で予約管理以外の本来業務に集中できる時間の増加を意味します。

たとえば従来の予約管理でスタッフが電話対応に追われていたのなら、予約システムの導入によって接客が疎かになるといったケース減らすことができるでしょう。こうしたケースの積み重ねは、接客のクオリティを上げ、顧客満足度の向上につながります。

また店舗などを少数で運営しているほど、その効果はより顕著にあらわれます。

予約システム導入の際の比較ポイント

普及が進む予約システムはさまざまな事業者から多くのシステムが提供されています。そこで導入の際には比較ポイントを抑えておくことでより自社に適したシステムを選定することができます。

予約管理に関する要素を比較

予約管理は、ホテルであれば宿泊日と部屋など、美容院であれば担当スタッフと日時といったように、業種や業態によって予約に必要となる要素が異なります。

そこでより自社のサービスに必要な要素を網羅できる予約システムを選定することが導入の上で大切な比較ポイントです。

システムの操作性を比較

予約システムを取り扱うスタッフは、こうしたツールの操作に不慣れな場合もあります。だからといってシステムの操作に時間を割き、本来の業務が疎かになるのであれば本末転倒です。

つまり予約システムを導入にあたって、こうした状況に陥らないためには、スタッフのスキルを把握し、簡単で直感的に操作できるシステムを選定することもポイントとなります。

システムの料金の比較

予約システムの多くは定額の利用料金がかかります。

システムによっては無料版も用意されていますが、機能が制限されているなどするため、基本的には有料のシステムを検討した方がよいでしょう。

ただし、その料金設定は幅広く、多くの場合利用できる機能や事業規模に応じた価格設定となっています。このため、導入環境や費用対効果も見極めることが大切です。

セキュリティを比較

予約システムでは多くの個人情報を取り扱い、売上情報も管理する場合があります。

そこで重要となるのはセキュリティ対策です。比較ポイントとしてはSSL設定(データ通信の暗号化)への対応、Pマークや国際規格のひとつISMS取得の有無などが挙げられます。

導入実績を比較

予約システムの検討において、自社と同業種の導入実績の比較をすれば業界内おける活用度をある程度見極めるのに役立ちます。

特に同業種の導入実績が豊富なら、その提供事業者は業界独自の傾向をより把握しているともいえます。

また同時に問題解決に対するサポート体制も充実していると考えることができるでしょう。

予約システム導入の際の注意点

予約システムは単に導入すれば効果を発揮するというものではありません。期待した効果を得るためには注意しなければならい点もあります。

必要な機能を見極める

予約管理にとどまらず多彩な機能を有した予約システムですが、必要以上の機能はかえって運用工数を増加させ、ユーザビリティを低下させてしまいます。重要なのは必要な機能を見極め、導入を進めることです。

システムそのものに集客力はないことを理解する

予約システムはあくまで予約を管理するシステムであって「集客システム」ではありません。確かに販売促進にも利用できる機能を有しているシステムもありますが、それは予約管理の効率化を促進する付帯的な機能ととらえるべきです。

顧客側の操作性も確認する

業務効率化のために予約システムの操作性は重視されなければなりませんが、同様に予約をおこなう顧客側の操作性も重要な要素です。顧客自らが操作する予約システムはUI次第でコンバージョン率にも影響を及ぼします。

おすすめの予約システムとその特徴

さまざまな事業者から数多くのシステムが提供されている予約システムですが、ここからはポイントや注意点を踏まえ、選定の一助となるようおすすめの予約システムをいくつかご紹介します。

Goope

Goopeはホームページ作成をメインとし、予約管理も可能で、豊富なテンプレートや直感的に操作できる編集画面が特徴です。予約管理についても機能が充実しており、予約フォーム作成やメールマガジンおよびクーポンの配信機能などを有します。

STORES 予約

STORES 予約はサービスに応じたカスタマイズが可能で、さまざまな業種のシステム対応していることから、高い導入実績を誇る予約システムです。このため、テンプレートを選び、ガイドにしたがって操作するだけで簡単に導入することができます。

おさえるネット

おさえるネットは汎用性が高く、さまざまな業種で導入できる予約システムです。操作が容易なことから簡単に予約ページが作成でき、UIもシンプルで機能性重視のデザインとなっています。

eReserve

eReserveは予約システムとしての基本的な機能はもちろん、GoogleマップやGoogleカレンダー、自社のWebサイトといった外部サービスとの連携も充実しています。管理者、顧客双方にとってわかりやすくシンプルなUIも特徴です。

自社に適した予約システムを見極め業務の効率化を図ろう

予約システムは予約管理において電話やメールなどの方法に代わり、すでに主流になりつつあります。

ただし、単に導入したとしても十分な効果を得られるとは限りません。

重要なことは自社における現在の予約管理にどのような課題があり、その課題を解決するためにはどのような機能や特徴を持ったシステムが最適なのかをきちんと見極めたうえで導入を進めることです。

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