予約システムを利用してオンライン講座を始める方法！メリットと注意点を解説

新型コロナウイルスの感染拡大で人と人との接触がなるべく避けられるようになりました。

そのような社会情勢を受けて急速に拡大したのがオンライン講座です。

オンライン講座は非対面で講座を開くことで、人が集まるのを避けて、多くの顧客と接点を持つことが可能です。

オンライン講座を開催する際は予約システムを導入し、予約状況の管理をすることも重要です。当記事ではオンライン講座を開催する際の予約システムのメリットと注意点について解説します。

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オンライン講座とは

オンライン講座とはWeb上で講座を開くことです。オンライン講座では講師から情報発信をおこない、必要に応じて参加者も発言することができます。

オンライン会議のシステムでは挙手や拍手、同意など反応を示すことができる機能がありますので、オンラインであっても参加者の反応を見ながら講座を開催することができます。

オンライン講座のメリット

オンライン講座の最大のメリットは人が集まる必要が無いということです。

新型コロナウイルスの感染拡大により、人が集まることはなるべく避ける時代が到来しました。人が集まることなく、接点を持つことができる点は大きなメリットと言えるでしょう。

また、オンライン講座では費用面でも有利と言えます。主催者側としては大規模な会場を用意する必要がありません。会場費は大きな費用となりますが、オンライン講座であれば、講師は自社の会議室で十分です。

参加者もオンライン講座であれば、会場まで行く交通費がかかりません。そのため、遠方の人も参加しやすくなります。

また、会場に行く時間も省くことができるため、仕事の合間などでも参加しやすい点もメリットと言えるでしょう。

オンライン講座のデメリット

オンライン講座のデメリットはやはり、リアルに集まって講座を開くよりもコミュニケーションはとり難くなってしまうという点でしょう。

リアルに会場で開催される講座であれば、講座が終了したあとに講師に質問をしたり、会場にいる別の関係者に質問したりするなど、講座以外にも様々なコミュニケーションをとることができました。

オンライン講座でも会議システムの発展によって、双方向のコミュニケーションができるようにはなっていますが、やはり、リアルな会場でおこなわれる講座に比べると劣る点は否めません。

また、参加者同士のコミュニケーションがとりづらい点もデメリットの一つです。

リアルな講座であれば、隣の人との情報交換が行われることもありますが、オンライン講座であれば、参加者同士のコミュニケーションはとりづらいでしょう。

予約システムとは

オンライン講座を開催する場合は予約システムを導入するとよいでしょう。予約システムとはインターネット上で氏名や住所などの情報を入力し、参加したい講座の予約をすることができるシステムです。

予約システムを活用することで、運営者側にも参加者側も大きなメリットがあります。次に具体的に解説していきます。

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予約システムを導入する運営側のメリット

予約システムを導入することで、運営者側にはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に確認していきましょう。

24時間予約を受け付けることができる

予約システムは24時間予約を受け付けることができます。

電話受付の場合は、従業員が勤務している時間帯にしか予約を受け付けることはできません。

予約システムを導入することによって受付時間が決まっていることで、参加をあきらめるということを防ぐことができます。

予約システムを導入することで、参加希望者をとりこぼすことなく参加してもらうことができるのです。

受付に人件費がかからない

オンライン講座を電話で受け付ける場合は、電話で受付をする人を配置する必要があります。

電話受付の場合、受付可能時間帯は常に人員を配置しておく必要があります。

また、電話が大量にかかってくる可能性がある時間帯は呼損と呼ばれる、電話が取れない状態を防ぐため、複数の人員を配置する必要がある場合もあります。

電話がかかってきても、かかってこなくても、人員を配置しておかなければならないという点は大きな負担となるでしょう。

システム上で予約を受け付ける場合は、電話受付用の人員を配置する必要がありません。

受付に人件費をかけないことで、コストを抑えてオンライン講座を開催することが可能です。

聞き間違えを防ぐことができる

オンライン講座の予約を電話で受け付ける場合、聞き間違えのリスクを０にすることはできません。

人間が受け付ける以上、必ずある程度のミスが起こります。ミスが起こることで、正しく参加希望者に案内ができないなどが起こりえます。

このようなミスが起こると顧客からの信頼を失います。場合によってはクレームに発展する可能性もあります。

決済を簡単に済ませられる

オンライン講座で参加費を徴収する場合、予約システムを活用することで、決済を簡単に済ませることができます。

オンライン講座の場合、現地で回収することはできませんので、予約時に決済をすることができるという点は大きなメリットといえるでしょう。

顧客分析がしやすい

予約システムを活用し、性別・年齢などを入力してもらうことで、どのような顧客層が参加しているかも把握できます。

電話予約の場合は、予約時に顧客に確認することは手間になりますし、顧客からもよく思われない可能性があります。

予約システムを活用することで、顧客分析もしやすくなります。

予約システムを利用する参加者のメリット

予約システムを利用することで、参加者にも大きなメリットがあります。どのようなメリットがあるか、具体的に確認してみましょう。

いつでも予約ができる

予約システムを活用することで、いつでも予約をすることができます。電話受付の場合は従業員を確保する必要があるため、受付時間も制限されてしまいます。

予約システムを導入することで参加者にもいつでも予約ができるというメリットがあります。

気軽に予約できる

予約システムは電話で予約をすることができるため、比較的気軽に予約をすることができます。電車の中やちょっとした空き時間にスマホなどで予約をすることができる点もメリットといえるでしょう。

予約システム導入時の注意点

予約システムを導入する際にはどのような点に気を付けなければいけないのでしょうか。具体的に確認していきましょう。

費用がかかるものがある

予約システムは費用がかかるものもあります。

予約システムのメリットは大きいものですが、費用対効果は検証してから導入する必要があるでしょう。

運用には慣れが必要

予約システムを導入する場合、自分で予約枠などの操作を行う必要があります。運用に慣れるまでは電話受付よりも手間がかかるかもしれません。

予約システムを導入することで、長い目で見ると負担が減る可能性が高いものの、導入当初はかえって負担が増える可能性があります。

頻繁に状況を確認する必要がある

予約システムを導入した際も満席などの表示は手動でおこなう必要がある場合もあります。そのような場合には頻繁に予約状況を確認する必要があります。

自動で予約できる分、勝手に予約が埋まっていってしまうという点は一つのデメリットにもなり得ます

自社のホームページなど導線を確保する必要がある

予約システムを導入したとしても、予約システムまで顧客がたどりつけなければ意味がありません。

オンライン講座に集客するために、自社のホームページからリンクさせるなど、予約システムへの導線を確保する必要があります。

予約システムを導入してオンライン講座を開催しよう！

オンライン講座を開催することで、顧客接点を拡大し、満足度を高めることができるでしょう。

予約システムを導入することで、人件費を抑えてオンライン講座を開催することが可能です。予約システムを上手に活用してオンライン講座を開催してみてはいかがでしょうか。