Googleカレンダー・Zoomと連携。ビジネスの日程調整を自動化するツール「Jicoo」
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スペースシェアをあたりまえに。採用候補者との日程調整業務を90%削減!プロダクト開発との両立を実現

JicooJicoo
Tue, Jul 13, 2021
Table of contents
  • 採用候補者との日程調整業務を90%削減。プロダクト開発との両立を実現
  • 採用の日程調整を月に30件へと最大化
  • 祝日ブロックや、予定の間隔をコントロールしてスケジュールを最適化
  • 採用業務に従事する人にJicooはおすすめ

「チャレンジを生み出し、世の中を面白くする」

株式会社スペースマーケットは「スペースシェアをあたりまえに」することで、「誰もがチャレンジできる社会」を目指しています。

そんな同社が運営するあらゆる場所を1時間単位で貸し借りできるプラットフォーム、「スペースマーケット」。

西尾さんは、エンジニアとして開発業務をおこないながら、バックエンドチームのマネージャーとして、チームメンバーのピープルマネジメントや、採用などの業務をおこなっています。

多忙な業務をこなしながら、Jicooを使うことにより日程調整の効率化を実現。エンジニア採用のスカウトなどのアプローチを最大化することができているとのことです。

以前から日程調整に時間を取られることを課題に感じていたという西尾さん。

今回はエンジニアの採用業務において、Jicooをどのように活用しているか、お話を伺ってきました。

▼インタビューさせていただいた方

株式会社スペースマーケット
技術部 バックエンドチーム エンジニアリングマネージャー 
西尾 綾祐様

▼株式会社スペースマーケットについて

スペースシェアリングプラットフォーム「スペースマーケット」の運営。掲載スペース数は現在1万4000件を超え、時間貸しプラットフォームサービスの中では掲載数において日本最大。スペースのジャンルは、イベントスペース、会議室、撮影スタジオ、映画館、住宅等、多岐にわたる。

採用候補者との日程調整業務を90%削減。プロダクト開発との両立を実現

最初に西尾さんの業務について教えてください

技術部門のバックエンドチームのマネージャーとして、各種施策のタスクアサインや、チームメンバーのマネジメント、採用などの業務をおこなっています。

施策については、プロジェクトマネージャーや、フロントエンド、デザイン、アプリなどの別チームと施策を推進することが多いので、最適なバックエンドのメンバーアサインを考えることが多いです。

私自身も開発しながら、ピープルマネジメント業務を同時におこなっていますので、多忙ではありますが、毎日充実していますね笑

Jicooを知ったきっかけを教えて頂けますでしょうか

採用業務の比重が大きくなっていく中で、日程調整のやりとりが負担になってきていました。

最初は別のツールを人事の担当に紹介してもらったのが日程調整ツールを知ったきっかけになります。

日程調整自体に時間をとられることが煩わしく感じていたので、これは便利そうだなと思いましたね。

それでは途中でJicooに切り替えたということでしょうか

以前使っていたツールでは日程調整を効率化できることに満足をしていました。

ただ、業務で使用していく中で通知に対して少し不満がでてきました。日程が確定した際にメール通知だけだと、どうしても見落としてしまうことがありまして。

その中で、JicooはSlack連携ができると知りまして、とても魅力的に思えました。普段から使用しているコミュニケーションツールのSlackで確認できると、もっと便利になるのでは思ったので。

それ以外にもZoom連携や、カバー画像の変更など、Jicooは機能が豊富そうな印象もありましたね。

Jicooでさらに効率化をできたということなりますね

採用に日程調整ツールを使う前までは、仮の予定を組んで、応募者に提示をして、再度調整をしてなど、何度もやりとりの往復が発生していました。

日程調整ツールを導入することにより、日程調整にかける時間は大きく効率化をすることができたと思います。

Jicooでは普段利用しているツールのSlackと連携できましたので、さらに利便性を向上して、効率化を進めることができました。

Jicooを利用する前と比べて、日程調整業務の負担は90%削減できたと思います。

Slack内のチャネルに通知ができるので、採用に関するスケジュール共有もチーム内で簡単にできていますしね。

採用の日程調整を月に30件へと最大化

採用業務に主に使用しているとのことですが、詳しく教えて頂けますでしょうか

現在は採用媒体を複数利用していて、その特徴にあわせて面接やカジュアル面談を設定しています。

バックエンドチームは採用に力を入れていることもあり、以前よりスカウトなどのアプローチをする機会が増えてきています。

Jicooはそのスカウトの文面に載せて活用をしています。

月に何件ぐらいの日程調整をしているのでしょうか。

月に30件近くは日程調整をしていると思います。

スカウトなどの採用アプローチに強い媒体を利用している影響もあるのですが、以前よりも採用に時間をかける比重はあがってきていると思います。

Jicooであればスカウトの文面にURLを貼るだけで、日程調整が完了しますので、カジュアル面談などの設定もしやすいですね。

Jicooを使う前は日程調整が大変だったのではないでしょうか

そうですね。

以前のやり方であれば応募の連絡があってから、日程を3候補ほどあげてもらったり、こちらから候補をあげたりしていました。

また、日程が確定した後に、Google MeetのURLをお伝えする必要もありますね。

その頃はスカウト型のアプローチではなかったので、成立していましたが、今みたいに色々な人にご連絡することは難しかったと思います。

採用のアプローチを最大化することができているということでしょうか。

はい、Jicooが無かったら日程調整の負担がネックになっていたと思います。

採用以外の業務もあるので、常時応募者の連絡をチェックしているわけにはいきませんので。

日程調整をJIcooに任せることができるようになった分だけ、採用のアプローチができるようになったと思います。

応募者の方の反応はいかがでしょうか。

20代〜30代の層が多いのですが、みなさん違和感なく日程調整をしてくれています。

カジュアル面談という特徴からしても、日程がすぐに決められるのは応募者からしてもすぐに予定が組めるし、やりやすいのではないでしょうか。

以前のような日程調整のやりとりで双方気を使うようなことがないのは、大変やりやすいですね。

祝日ブロックや、予定の間隔をコントロールしてスケジュールを最適化

Jicooを使うときに、工夫していることはありますでしょうか

Googleカレンダーをちゃんとメンテナンスするように心がけています。

ミーティングの予定は当然ですが、予定を入れたくない時間などは先々まで入れるようにしています。

Jicooが自動で登録をしてくれるので、意図しない時間に予定が入らないようにカレンダーの予定を工夫していますね。

その他にも利用されている機能はありますか

空いている時間が採用の予定で全コマ埋まってしまうと困るので笑、間をあけるようにしています。

Jicooだと予定の前後で時間間隔が設定できるので、15分は間をあけるようにしています。

あとは、祝日をブロックしてくれる機能で土日以外の休日を除外したり、受付可能時間を設定する機能で、直前にいきなり予定が入らないようにするようにしたり、Jicooの機能を活用していますね。

採用業務に従事する人にJicooはおすすめ

これから改善したいところはありますか

採用などの面談は2名体制でおこなっています。

面談は2名で出席にするようにしていますが、実はJicooを使っているのは私だけなんですよね。

Jicooのチーム機能を使えば2名での予定をあわせて日程調整ができること(※)は知っているのですが、そこまで手が回らず笑。

チームとしてJicooを使っていくことが、次のステップになりそうですね。
※複数人の日程調整はStartupプラン以上の機能

特にJicooで気に入っている機能はありますでしょうか。

先ほども申し上げましたが、Slackでの通知機能になります。

メールは見切れないほどの通数が来ているので、Slackで確認ができるのは本当にありがたいです。

特定のチャネルに通知することができるので、チームへの共有もスムーズですしね。

こんな人にJicooがおすすめというのを教えてください

採用業務に従事している方になります。

採用業務自体が多くの時間を割くことになりますので、みなさん日程調整に時間をとられることは避けたいのではないでしょうか。

Jicooを使えば日程調整を効率化することができますので、採用業務の負担を確実に軽減することにつながると思います。

欲を言えばJicooで人事などの他部署と日程調整の通知を連携する機能があると、私としてはもっと負担を減らすことができるんですけどね笑

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What is Jicoo, an automated scheduling tool?

Jicoo is a calendar-based collaboration platform that automates and streamlines the scheduling of meetings, task sharing, and the creation of minutes and notes. It can be linked to Google Calendar, Microsoft Office, Zoom, Slack, Trello, and other widely used services, contributing to increased productivity for both individuals and teams.
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