Googleカレンダー・Zoomと連携。ビジネスの日程調整を自動化するツール「Jicoo」
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毎日の朝会運用を自動化する – Jicoo’s work vol.1

Shinichiro Suzuki
Shinichiro Suzuki
Tue, May 11, 2021
Table of contents
  • Jicooとは
  • 朝会を自動化する
  • 朝会の「ルーティン」を作成する
  • 朝会の開始が近づくと
  • 朝会の時間になったら
  • Jicooで朝会を自動化した結果
  • リモートワークの効率化を導入してみませんか?

こんにちは、Jicooの鈴木です。Jicoo社内での活用方法を紹介していくJicoo’s workシリーズ第1回目!という事で、今回は社内でのチームワーク自動化について紹介していきたいと思います!

Jicooとは

カレンダーベースの日程調整・タスク共有・ビデオ会議などリモートワークに必要なツールを集約したチームコラボレーションプラットフォームです。無料でご利用いただけます。

朝会を自動化する

Jicooではプロジェクトマネージメントの中でコミュニケーション、コラボレーションを推進する施策を行っていますが、今回は朝会(デイリースタンドアップ)の事例を紹介しようと思います!

リモートワーク化で朝会を行う企業も増えていますが、1日のはじまりに15分程度メンバーで集まり行っています。朝会の有用性についてはこちらの記事もご参考ください。

朝会は毎日ホストが運用する必要があり、その質によってチームの1日の生産性が大きく左右されてしまいます。Jicooのプラットフォームを利用し朝会の自動化された運用方法について紹介していきます!

朝会の「ルーティン」を作成する

Jicooには ルーティン という繰り返し作業を自動化する機能があります。朝会の準備のような毎日行うことが決まっている、いわゆる「ルーティンワーク」の自動化にぴったりな機能です。

Jicooアプリを開き、左のナビゲーションメニューから適用したいプロジェクトの「ルーティン」を選択し、ルーティン一覧画面から「新しいルーティンを作成」ボタンからルーティン作成画面を表示します。

ルーティン作成画面では朝会やデイリースタンドアップというような名前を付け、朝会で共有している事項を「ワークフロー」に入力しておくと、参加者はフォームのような形で回答を入力してもらう事ができるようになります。

Jicooでは「今日やること」や「昨日やったこと」の他にも「アイデア」や「どこで働くのか」(リモートなのかオフィスなのか)を入力できるようにし、一日のはじまりに必要な情報を集約して共有できるようにしています。

繰り返しのスケジュールも日次(曜日指定可)、週次、月次と柔軟に変更できます。エンジニアの方々には繰り返し業務をcron的に動かすという表現でも伝わりやすいかもしれません。

リマインドは2時間前、15分前に行われ、Slack連携をしておくと指定したチャンネルに通知する(※)事ができます。

※ フォームで指定したslackチャンネルに Jicoo アプリの招待(/invite 入力後アプリを追加でJicooを選択)が必要です。

朝会の開始が近づくと

朝会の開始が近づくと連携したSlackチャンネルに通知が飛びます。

「入力をする」を押すと準備したフォームへ飛びメンバーが朝会に必要な情報を入力します。

朝会の時間になったら

メールでもこのように参加を促す通知が参加メンバーに送られます。参加するを押してみましょう!

するとメンバーが入力した内容が一覧で見れるようになっています。事前に内容に目を通して参加してもらう事で議論もスムーズに。

過去の経験では朝会の出席率が悪いこともママあったのですが、自社内では出席率はほぼ100%。遅刻もほぼ無くなりました。同じ画面の下ツールバーにある「ミーティングに参加」ボタンを押してみましょう。

するとZoomやGoogle Meetをアプリから起動してURLを発行し共有する、という一連の作業なく、そのままWeb会議がページにオーバーレイする形ですぐにスタートできます。特徴的なマウスの動きに連動して付いてくるビデオカーソルのUIは、参加者の顔アップが表示されることもないので、近すぎず、遠すぎずな距離感でミーティングを進めることができます。

Jicooで朝会を自動化した結果

朝会のホストはルーティンによる自動化によって毎回の各種リマインドや議事録ページの準備からも開放され、今回は紹介しきれませんでしたがタスク共有の機能も合わせてアクションアイテムにまで手間なく落とし込むことが出来るようになりました。

また参加者が内容のどこに注視しているか視覚的にわかるビデオカーソル機能によるWeb会議はリモートワークにおけるミーティングの印象がかなり変わると思います。

リモートワークの効率化を導入してみませんか?

Jicooはリモートワークに必要な機能・サービスを集約し効率化できるプラットフォームです。今回紹介した機能の他にも、ポジティブサイクルを回すチームビルディングをサポートする機能や日程調整の自動化機能など、ベストプラクティスをすぐに実践することができます。

まずはチームでこちらから2週間無料トライアルをお試しください!

What is Jicoo, an automated scheduling tool?

Jicoo is a calendar-based collaboration platform that automates and streamlines the scheduling of meetings, task sharing, and the creation of minutes and notes. It can be linked to Google Calendar, Microsoft Office, Zoom, Slack, Trello, and other widely used services, contributing to increased productivity for both individuals and teams.
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