Googleカレンダー・Zoomと連携。ビジネスの日程調整を自動化するツール「Jicoo」
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日程調整が得意になる!失敗しない日程調整のやり方のコツを伝授-Jicoo

JicooJicoo
Mon, Jul 19, 2021
Table of contents
  • 参加人数や都合を合わせるコツ
  • 日程調整メールのやり方
  • すぐに対応する事が大事
  • キャンセルの確認も重要
  • 効率化を求めるのなら日程調整ツールが便利
  • 迅速かつこまめなケアが大事
  • 日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」

ビジネスにおいて最も重要視したいのが日程調整です。

日程調整を行うには、最初の段階で細かくどのような工程をおこない、結果までもっていくのかを考えておく必要があります。

また、日程調整をおこなう時は、できるだけ時間を掛けずに効率化を目指します。そこで日程調整のやり方やコツをまとめて紹介するのでビジネスに活用してもらえればと思います。

参加人数や都合を合わせるコツ

日程調整 失敗 得意 やり方

余裕を持って会議室を決める

日程調整をおこなう手順として最初にどのメンバーを招集するのかを決めます。相手が一人なのか、それとも複数人なのかによって日程調整のやり方は変わります。

なぜなら、メンバーの数によって、用意する会議室の広さが違うからです。複数人で会議をやる時には、大きな部屋が必要になりますので、その点を事前に確認しておきます。

例えば、予定していなかったメンバーを相手側が連れてくることもあります。もし、会議室のサイズを最初の人数で想定していると、追加で参加する人が入れないことになり、用意した部屋では対応ができなくなります

結果的に場所移動をしなければいけないことになりますので、打ち合わせの時間がロスしてしまいます。

その日程調整の印象だけで、会議の参加者や、上司などから見たイメージが悪くなってしまう可能性があります。

打ち合わせや、商談については、会議室の都合もありますが、少し広めの部屋を用意して、イレギュラーなケースに対応できるようにしておきましょう。

相手の都合に合わせ過ぎると失敗する


また、日程調整をするときにはできるだけ、相手をコントロールするように心がけましょう

相手の都合ばかりを聞いていると、こちらの予定と合わずに、何度も日程調整をする事になってしまう可能性があるからです。

もし、こちら側で調整したい日程がある場合には、先に日程を提示した上で、できるだけその中で選んでもらうようにします。

また全ての予定について相手側の都合が合わない場合には、できるだけ多くの候補をもらい、相手に合わせて予定を決められるようにすることで双方の負担を軽減します。

日程調整メールのやり方

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ひと目でメールの内容がわかるようにする

ビジネスにおいて日程調整のメールを相手に送る時は、件名がハッキリとわかるものにしましょう。

メールの件名には、どのような理由でメールを送ってきたのかが、一目で理解できるタイトルをつけます。

「○○についての打ち合わせ」と書いておけば、メールボックスを見たときに、すぐに何の用件なのかがわかります。

もし、件名が不明瞭であったり、記載していないメールを送ってしまうと、相手はメールを見落としてしまう可能性があります。

そうなると商談やイベントのスケジュール調整に時間がかかってしまい、うまく進行することができない可能性がでてきますので注意が必要となります

重要なのは期限を設定すること

日程調整メールを相手に送るときに、最も気をつけておきたいのが期限設定です。

いつでもいいので、都合を聞かせてほしいなどとメールを送ってしまうと、締め切りも含めて、相手の都合に合わせる事になってしまいます。

自社の都合もあるので、いつまでに確定する必要があるのかを設定します。なぜなら、相手の希望とこちらの都合がうまくマッチしないと日程調整ができないからです。

日程調整メールには、いつからいつまでの間で決めてほしいと提示します。ただ、相手に日時を決めて欲しいなど急かすような表現には注意が必要です。

相手の返答を急がすような表現はビジネスマナーとしてあまり良い印象を与えません。「もしよろしければ」などとクッションをおいて失礼のない表現でしっかりと期限を提示します。

すぐに対応する事が大事

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できるだけ手早く進める

スケジュール調整をする場合、時間との勝負になるので、できるだけ手早くして、モタモタするのは避けます

商談やイベントに参加する人たちは、それぞれ予定が多く入っている場合があります。日程調整に時間をかけていると、それぞれの用事が入ってしまい、スケジュール調整がうまくいきません

また、全員参加することが前提のイベントだと、一人でも欠けてしまうと日程が再調整になってしまいます。手早く日程調整を進行するように注意が必要です。

自分が主催で会議の日程調整をする場合は、その日のうちに日程調整をおこないましょう。また、日程が決定したのなら、確定した情報を関係者へすぐに連絡をします。

検討中の対応について

イベントに参加する人の中には検討中という人もいます。

そのような人は、後回しにするのではなく、すぐに「どうして検討中なのか」「どれぐらい返答に時間がかかりそうか」を確認してみます。

理由がわかったなら日程調整をすることができる可能性もあります。人と話さないとうまくスケジュールを調整できない場合があるので、検討中の人は後回しにせずその場で理由を聞く事が大事となります。

キャンセルの確認も重要

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締切日を決めておこう

スケジュール調整をして決まっている予定でも、当日キャンセルが入ることがあります。

例えば体調を崩してしまう人もいるかもしれないので、キャンセルなど、予定の変更については締切日を決めておきましょう。

締切日が決まっているなら、相手も当日ドタキャンをするのではなく、その期日までに連絡をしてもらえます。

特に大事な会議や、大人数が参加する打ち合わせについては、キャンセルをされてしまうと影響が大きいですので、締切日を決めておくことにより、できるだけ関係者に迷惑をかけないようにします。

前日までにリマインドメールを

日程調整が終了して、当日になるまでの間でも安心してはいけません。会議や打ち合わせに参加する人が予定を忘れてしまう可能性があるからです。

参加メンバーに対して、明日の予定があることをお知らせしましょう。参加人数が多い場合には、伝える方法としてリマインドメールを送ります。それだけで、予定を把握してもらうことができます。

また、リマインドメールを送るのは前日がベストです。当日ですと間に合わず、また前すぎると同じく予定を忘れてしまう可能性があるからです。

また、大事な会議はケアを入念にします。当日もリマインドメールを参加者に出して、予定を忘れたり、突然のキャンセルにならないようにします。

効率化を求めるのなら日程調整ツールが便利

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日程調整の効率化を求めるのなら日程調整ツールを使ってみる方法もあります。

日程調整ツールは、PCやスマホなどを利用して日程の管理をする事ができるものです。それぞれのサービスによって特徴は違うので使いやすいものを見つけましょう

例えば日程調整ツールには無料と有料のものがあります。有料のものはビジネスに特化したものが多く、会議などの頻度に合わせてプランを利用できるようなシステムになっています。

また、それぞれの日程調整ツールでは機能面に違いがあります。例えばウェブ会議システムと連携できるものから、複数人で日程調整ができるものもあります。多くのサービスでは、メールでのやりとりを減らすように、時間や打ち合わせの場所を自動的に連絡してくれます。

月額費用もかかりますので、まずは無料で試してみます。そのうえで、どのような用途で利用するのかを慎重に考えて導入しましょう。

こちらの記事で日程調整ツールについて紹介をしていますので、ツールの参考にご覧ください。

会議・ミーティングを効率的に進めるための日程調整ツール6選!

迅速かつこまめなケアが大事

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日程調整を成功させるためには、参加者に対してこまめな連絡をとるコミュニケーションが大切です。また、自分が会議の主催者になった場合は迅速な対応を取ることもポイントです。

メールなどを利用して日程調整をする場合は、あまり急かすように日程調整をするのは避けるべきです。ビジネスマナーを守って、双方のストレスが無いような日程調整を心がけます。

日程調整ツールを利用すれば、予定の誤認識も防げますし、コミュニケーションもスマートにおこなうことができます。普段から効率よくスケジュール調整をおこなうように心がけましょう。

日本語の日程調整自動化サービスの決定版「Jicoo」

Jicoo(ジクー)は電話やメールでの予定調整を効率化できる日程調整を自動化する無料サービスです。

Google カレンダー、Office365予定表とカレンダー連携することにより候補日時の自動抽出が可能です。日程調整ページで確定した予定は自動登録してくれます

Zoom連携、Slack連携、ロゴの変更、メッセージのカスタマイズ、Google Analytics連携などスムーズなUXを実現する豊富な機能が魅力となっています。

また、日本語での利用はもちろんのこと、候補日から祝日をブロックする機能なども備えています。

詳しい使い方はこちら
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What is Jicoo, an automated scheduling tool?

Jicoo is a calendar-based collaboration platform that automates and streamlines the scheduling of meetings, task sharing, and the creation of minutes and notes. It can be linked to Google Calendar, Microsoft Office, Zoom, Slack, Trello, and other widely used services, contributing to increased productivity for both individuals and teams.
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