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いまさら聞けない!日程調整の方法やコツについて解説!

JicooJicoo
Tue, Jul 13, 2021
Table of contents
  • 実は重要な日程調整
  • なぜ日程調整は難しいのか
  • 上手な日程調整のコツ
  • まとめ

日程調整は、地味で地道な仕事ではありますが、気も使い、労力も使い、大変な仕事でもあります

そのような仕事なので、苦手意識があったり、できることならやりたくないと思っている方も多いはずです。

今回は、そんな日程調整をスムーズにおこなうためのコツ、方法について解説していきます

ビジネスシーンのみならず、遊び、飲み会などのプライベートなシーンでも活用できるので、ぜひ最後までご覧ください。

実は重要な日程調整

日程調整 コツ

日程調整は、冒頭で書いたように地味で地道な仕事です。

しかも、ベテランよりは若手や部下がその仕事を任されるケースが多いはずです。

いわば「雑用扱い」のような仕事に思われがちですが、実はかなり重要な仕事であるということを、これか理由も含め解説していきます

「調整」はマネジメントの重要なスキルの1つ

日程だけに限った話ではありませんが、「調整」は関わる人の思惑やニーズを汲んで最適解をみつける作業です。

その「最適解をみつける」ということが日程調整をおこなう上で求められることであり、そのスキルは、日程以外の調整スキルにも活きることになります。

また、誰の日程を先に押さえるべきかという優先順位づけ、どういった方法で調整をするのかという方法の選択など、そういった副次的な能力も必要です。

つまり日程調整は、マネジメントという組織において重要度の高いスキルの1つを使うような、重要な仕事であるということです。

コミュニケーション能力が試される

日程調整をする相手は、取引先などの社外の方、上司や先輩など目上の方、同僚や後輩など、様々な立場の人と調整をするケースも多々あるはずです。

そのような場合、立場の違う人たちに機械のように同じようなコミュニケーションをとっていては、日程調整もうまくいかないでしょう。

それぞれの立場にあったタイミング、言い回し、連絡の方法などを考えて調整する必要があります。

相手の立場に立ったコミュニケーション能力が、日程調整でも必要になってきます

調整がつかないと進まないことがある

これは日程調整ができるかどうかが、利害に影響するということです。

複数の人を集めておこないたいことがあるから日程調整を必要としており、その場が実現できなければ、なにも生み出すことができないということになります。

また、調整がうまくいかず遅れる場合も、実現したいことを遅延させてしまうため、損害を与えていることになります

なぜ日程調整は難しいのか

日程調整 コツ

日程調整の重要性について解説していきましたが、なぜ日程調整はむずかしいのでしょうか。

日程調整を難しくさせている要因である、3つの「ズレ」について解説していきます。

人のズレ

コミュニケーション能力が重要だというところでも書きましたが、様々な立場の人と調整が必要だというところです。

相手によって都合、ニーズが全く違うという可能性もあるため、そこを全員もしくは多くの人の都合つく日程にする必要があります

時には誰かに無理を聴いてもらう必要も出てくるかもしれないので、そういった人によるズレの調整力が難しくさせている1つの要因と考えられます。

時間、空間のズレ

例えば、定期的に行われる会議を想像してみてください。

全員が一堂に会している場で、次回の会議の日程調整をすると、とても簡単だと思いませんか。

全員が時間も空間も共にしているため、その場でズレを調整していけるからです

時間も空間もバラバラである場合の日程調整は、「Aさんはさっきアポイントをとったら〇日でOKだったけど、Bさんに今アポイントをとったら〇日はスケジュールが埋まっていた」というような、時間差によるズレが生まれ、改めてAさんにも調整が必要になります。

手段のズレ

以前から便利な日程調整ツールなどもありますが、人によってはそういったツールを使いこなせないという方もいます。

なので、人によって調整するツールや方法を変える必要性も出てきます。

上手な日程調整のコツ

日程調整 コツ

このように難しい日程調整ですが、少しでもおこないやすくするためのコツをお伝えしていきます。

出席の必要性を把握しておく

まず、全員出席が必要なのか、Aさんは必要でBさんは出席してくれたほうがいいというレベルなのか、そういった出席の必要性を日程調整が必要な人全員に対して把握しておくべきです。

それをしておくと、日程調整が必要な人の優先順位がつけやすくなります。

アジェンダを用意する

アジェンダとは、日程調整をしておこなうことについての必要事項をリスト化、表題化したもので、どこで何がおこなわれるのかというものを記載してあるものです。

相手も何をするかわからないのに日程を押さえるということはしたくないはずなので、参加してほしい理由づけにもなります。

アジェンダは、一般的には以下のような内容が記載してあります。

  • 日時
  • 場所
  • 表題・タイトル
  • 参加者・担当者
  • 議題
  • 議題ごとの時間配分
  • 配布する資料

日時については、候補日を記載するなどするといいでしょう。

候補日を3日~5日程度選定しておく

特に調整する人数が多い場合は、相手の都合を聞くのではなく、こちらで選定した日程から選んでもらう形式のほうが、相手からしても手間をとらせず親切な場合が多いです。

候補日の数も、調整する人数によりますが、3日~5日程度出してあげるといいでしょう。

返答の締切日を設ける

11065457 – red circle on a calendar concept for an important day

締切日を設けるメリットは、返答忘れを減らすという効果も当然ありますが、返答の催促がしやすいというところにあります。

締切日を過ぎた時点で、改めて確認をしやすくなるので、返答がない場合はすぐに確認をしましょう。

前日に再確認の連絡を入れる

テレワーク リモートワーク 違い

自分自身は完璧に調整できたつもりだったとしても、参加者自身が日程を書き込むのを忘れているという可能性もありえます。

最終確認の意味も込めて、前日に改めてアジェンダの資料を送るなど、連絡を入れるようにしましょう

定期的なものは必ず次回の調整をその場でおこなう

young asian business woman facilitating a discussion during team meeting in office

これは補足的なコツになるのですが、前述したように全員が一堂に会する場での日程調整ほど簡単なものはありません。

なので、定期的におこなわれることに関しては、必ず次回の日程調整をその場でおこなうようにしてください

日程調整をせずに解散してしまうと、一気に日程調整の難易度があがってしまいます。

まとめ

日程調整 コツ

日程調整の重要性、なぜ難しいのか、そして日程調整のコツについて解説させていただきました。

難しい仕事であることは確かですが、コツを1つずつでも実践していただければ、スムーズに調整ができるようになっていくはずです。

地味な仕事ではありますが、ビジネスをおこなう上でも重要なスキルを身に着けることができる仕事でもありますので、自身の成長のための仕事だというマインドで取り組むのもいい方法です。

ぜひ、前向きに取り組んでいただければと思います

こちらの記事では日程調整を効率化できるツールを紹介していますので、ぜひご覧ください。

【2021年版】会議・ミーティングを効率的に進めるための日程調整ツール6選!

What is Jicoo, an automated scheduling tool?

Jicoo is a calendar-based collaboration platform that automates and streamlines the scheduling of meetings, task sharing, and the creation of minutes and notes. It can be linked to Google Calendar, Microsoft Office, Zoom, Slack, Trello, and other widely used services, contributing to increased productivity for both individuals and teams.
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