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リモートワークのタスク管理に最適!Googleカレンダーとtodoリスト

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Mon, Feb 15, 2021
Table of contents
  • リモートワークのタスク管理に使えるGoogleカレンダーの機能を紹介!
  • todoリストの使い方
  • リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する
  • スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる
  • リモートワーク中に受信したメールをtodoリストにタスクとして登録
  • リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

Googleカレンダーを使って、リモートワークを効率化する方法をお伝えします。

リモートワークで業務をおこなうようになり、タスク管理やスケジュール管理が今までより、煩雑になったと感じていませんか?

タスクやスケジュールの管理が煩雑になる原因として、スケジュール帳や携帯、パソコンで情報がばらばらになっていることが考えられます。

そこで、ばらばらになった情報を一元管理できるようなツールがあると、業務が効率化できますよね。

さらに、ITツールを使って、同じパソコン画面上でタスクやスケジュールを管理すると、業務の途中で他のビジネスツールを使う手間も省けます

この記事では、無料ITツールのGoogleカレンダーを使って、スケジュールとタスク、メールをパソコンで一元管理する方法をお伝えします

タスクとスケジュールの管理が容易になり、リモートワークを効率化できますので、ぜひ最後までご覧ください。

リモートワークのタスク管理に使えるGoogleカレンダーの機能を紹介!

リモートワーク Googleカレンダー todo

リモートワーク中のタスク管理をパソコン上でおこなう場合、Googleカレンダーを使うと効率的です。ここでは、カレンダーに含まれる機能を紹介します。

タスク管理にはGoogleカレンダーのtodoリストを使う

Googleカレンダーの中には、タスク管理に便利なtodoリストがあります。主な機能は次の通りです。

  • タスクをまとめるためのリストを作成する
  • タスクを登録する
  • タスクを並べ替える
  • 終わったタスクを消す

todoリストはとてもシンプルなため、業務上で必要なタスクを登録したり、終わったタスクを消したりするのが簡単です。

タスクをカレンダー上に表示できる

todoリストのタスクに期限を付けて、Googleカレンダー上に表示できます。それにより、業務上の失敗を減らせます。なぜなら、タスクをリスト化するだけだと、忘れてしまったり、先延ばしにしたりするのを防げるからです。

タスクに期限を設けて、カレンダーに表示させれば、流れるようにタスクを処理できるようになるでしょう

メールもタスクとしてカレンダーで管理できる

メールをタスクの一部として、Googleカレンダーのtodoリストに簡単に登録することができます。メールをカレンダーに登録しておけば、メールの返信期限を確認しやすくなり、安心して業務に集中できます

メールの受信件数が増えてメール処理に忙殺されているリモートワーカーにとっては、とても便利な機能ですね。

todoリストの使い方

ここでは、ここではタスク管理をするためのtodoリストの使い方をお伝えします。

タスクというのは、時間が明確に決まっていない作業のことです。たとえば、「〇日までにメールを送るといった期限付きの業務」や「業務を遂行するための手順」が該当します。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

リモートワーク Googleカレンダー todo

まずは、カレンダーを開いて右端にあるtodoリストをクリックしてください。

カレンダーを開いてtodoリストをクリックする

リモートワーク Googleカレンダー todo

todoリストが表示されたら、はじめて使う場合は、「使ってみる」をクリックしてください。

タスクを登録する

リモートワーク Googleカレンダー todo

todoリストにタスク内容を記入して、簡単にタスク登録が可能です。「タスクを追加する」のボタンをクリックすると複数のタスクを登録できます。

タスクを並べ替える

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクをドラッグすると、簡単に並べ替えることができます。業務の手順を見直す際にも、重宝する機能です。

タスクの詳細やサブタスクを登録する

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスク右端の鉛筆マークをクリックすると、詳細を記入したり、サブタスクを登録したりできます。サブタスクは、書類や持ち物などのチェック表としても使えますね。

終わったタスクを消す

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクが終わったら、チェックマークをワンクリックするだけで消すことができます

新しいリストを追加してタスクを分類する

リモートワーク Googleカレンダー todo

リストの役割は、タスクを属性やカテゴリーに分類することです。はじめは、アカウント名が付けられたリストのみが登録されています。必要に応じて、新規にリストを追加していきましょう

では、次にタスクをカレンダー上に反映する方法をお伝えします。カレンダー上に反映することで、さらに情報が明瞭になりますよ。

リモートワーク中のスケジュールとタスクを一緒に管理する

Googleカレンダーでは、todoリストのタスクに日時を指定することで、カレンダー上にタスクを表示することが可能です。ここでは、タスクをスケジュールに表示する方法と、タスクとスケジュールの使い分けを解説します。

タスクをカレンダーに表示する方法

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクをカレンダーに表示するには、カレンダー左下のtodoリストの項目にチェックマークを入れてください

期限を指定したい場合は、タスクの詳細に日時を記入するといいです。もしくは、時間指定をせずに「繰り返し」で登録すると、毎週、あるいは毎日のルーティン化した業務内容も登録できます。

とはいえ、カレンダー上にスケジュールとタスクを表示する場合、使い分けに迷いますよね。そこで、次にスケジュールとタスクの使い分けについてお伝えします。

タスクとスケジュールの違いは?

タスクは、時間が明確に決まっていない業務です。対して、スケジュールは明確に時間が決まっています

たとえば、〇日〇時にメールを送信するタスクは、〇日〇時より前であればいつメールを送ってもかまいません。対して、〇日〇時~△時にミーティングといったスケジュールの場合は、〇日〇時~△時に参加する必要があり、指定の日時以外は参加できません。

つまり、次のように理解しておくといいでしょう。

  • タスクは、期限以内であればいつでも遂行できる業務で、時間的な融通が利く
  • スケジュールは、一定の決まった時間内でしか遂行できない業務で、時間的な融通が利かない

では次に、スケジュールとタスクを使い分けた時間管理を、Googleカレンダー上でおこなう具体的な手順を解説します。

融通が利くタスクをカレンダー上で動かす

リモートワーク Googleカレンダー todo

タスクの方がスケジュールよりも時間的な融通が利きます。そのため、変更しづらいスケジュールに合わせてタスクを動かすといいでしょう。

カレンダー上で直感的に操作できるので、ITツールを使い慣れていない人でも簡単に操作できます。

カレンダー上で動かしたタスクの変更は、todoリストの方にも反映されます。さらに、スマートフォンアプリとの併用もできるのが、便利なところです

スマートフォンアプリでリモートワーク外でもタスク管理ができる

todoリストには、スマートフォンアプリもあります。そのため、スマートフォンにtodoリストのアプリをダウンロードしておけば、外出先のちょっとした時間にもタスクを追加したり、消去したりできて便利です。

さらに、アプリとパソコンのtodoリストは同期するため、スマートフォンのデータをパソコン上でも一元管理できます。

最後に、リモートワーク中に煩雑になりやすいタスクとして、メール管理があります。次に、メールをタスクとして登録する方法をお伝えします。

リモートワーク中に受信したメールをtodoリストにタスクとして登録

リモートワーク Googleカレンダー todo

GoogleのメールサービスGmailにも、todoリストの機能があります

そのため、メール自体をタスクとして登録できます。タスクとして登録されたメールに時間指定することで、他のタスクと同じように、カレンダー上へと反映できます。

メールの送信や確認のタスクに期限を設けることで、メールの確認し忘れや返信し忘れなどのミスを防ぐこともできますね。

リモートワークのタスクは、スケジュールと一緒に管理しよう

リモートワーク Googleカレンダー todo

リモートワークで複雑になったタスク管理を、Googleカレンダーを使うことで、すっきりと管理できます

タスクとスケジュールをカレンダーで一緒に管理するメリットは、比較的に融通が利くタスクを動かして、スケジュールに合わせて予定を調整できることです。ただし、そのメリットを生かすためにも、タスクとスケジュールを区別しておきましょう。

カレンダーでタスク管理をして、忙しい合間に、雑務的なタスクを処理すると、リモートワークも効率化できることでしょう。

ばらばらになった情報を一元管理して、リモートワークを効率化したい場合は、Googleカレンダーを使ってみてはいかがでしょうか。

What is Jicoo, an automated scheduling tool?

Jicoo is a calendar-based collaboration platform that automates and streamlines the scheduling of meetings, task sharing, and the creation of minutes and notes. It can be linked to Google Calendar, Microsoft Office, Zoom, Slack, Trello, and other widely used services, contributing to increased productivity for both individuals and teams.
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